Waar moet je op letten bij het kiezen of aantrekken van een notulist of secretaresse?
Een secretaresse is iemand die zich bezighoudt met secretariële werkzaamheden op een kantoor of praktijk. Een directiesecretaresse ondersteunt specifiek de directie van een organisatie. De functie van office manager vertoont overeenkomsten met die van secretaresse, maar heeft een andere invulling. Ook managementassistent heeft overlap met dat van de secretaresse. De termen worden in de praktijk dan ook vaak door elkaar gebruikt.
Wat doet een secretaresse eigenlijk?
Secretaresses voeren ondersteunende taken uit voor een directie, manager, afdeling of gehele organisatie. Welke taken ze precies uitvoeren en welke verantwoordelijkheden ze hebben, hangt erg af van de organisatie waarvoor ze werken. In de ene organisatie verzorgen ze alleen strikt secretariële zaken, waar ze elders soms vele personele en facilitaire verantwoordelijkheden hebben. De volgende zaken kunnen behoren tot de werkzaamheden:
- Beheren van de agenda
- Ontvangen van bezoek
- Beantwoorden van e-mails
- Afhandelen van binnenkomend en uitgaand telefoonverkeer
- Verwerken van inkomende post
- Verzorgen van facilitaire ondersteuning
- Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen
- Voorbereiden en uitwerken van declaraties
Of toch maar kiezen voor een notulist als u iemand zoekt die niet alle bovengenoemde taken moet uitvoeren?
In veel organisaties wordt steeds meer tijdens de vergaderingen gebruik gemaakt van een vaste notulist. Meestal is dat een secretarieel medewerker. Vaak komt het ook voor dat de notulist uit de eigen gelederen wordt gekozen. Vooral voor kleinere afdelingen is het niet altijd mogelijk beroep te doen op een vaste persoon. Het maken van de notulen vindt dan per toerbeurt plaats. Vaak wordt bij de opening en de vaststelling van de agenda ook bepaald wie er notuleert. Dan blijkt soms overduidelijk dat niet iedereen staat te springen om dit klusje te mogen klaren.
Wie wil er notuleren?
Misschien kent u dit wel. Bij de vraag wie er wil notuleren, valt er een stilte. Medewerkers doen hun best om de indruk te wekken dat ze de vraag niet gehoord hebben. Sommige aanwezigen staren naar het plafond; anderen verdiepen zich belangstellend in de agenda of herkauwen de notulen van de vorige keer. Te laat binnenkomen is ook een manier om ervoor te zorgen dat je deze keer niet aan de beurt komt. Het maken van notulen is blijkbaar niet zo populair bij medewerkers. Sommigen vinden het al een crime om bij een vergadering te moeten zitten, laat staan dat ze ook nog de notulen moeten maken en uitwerken.
Aan het moeten maken van notulen kleven nadelen. Als je gewoon deelneemt aan een vergadering, kun je er net zoveel energie insteken als je zelf wilt. Het is dan ook mogelijk om een beetje achterover te leunen bij een agendapunt dat je minder aanspreekt. Als je daardoor iets mist, is dat vaak ook niet zo’n ramp. Je kunt dat dan immers altijd nog nalezen in de notulen (!). Als je echter de aangewezen persoon bent om die notulen te maken, is dat anders. Als je notuleert, vraagt dat opperste concentratie. Je moet bij elk onderwerp actief betrokken zijn. Je moet de kunst verstaan om uitgebreide verhalen samen te vatten. Soms moet je niet alleen opschrijven wat iemand zegt, maar ook helder krijgen wat hij bedoelt. Je moet kunnen filteren wat belangrijk of onbelangrijk is en daar conclusies uit trekken.
Dit alles zorgt er niet alleen voor dat je intensief bezig bent tijdens de vergadering. Het zorgt er bovendien voor dat je eigen mogelijkheid om iets in te brengen beperkt wordt. Alles wat je zegt, moet je immers ook nog een keer opschrijven! En dan hebben we het nog niet eens gehad over de tijd en energie die het je kost om – naast je gewone werk – de notulen uit te werken op een manier die voor iedereen duidelijkheid biedt.
Onze overtuiging is dat notuleren uitbesteden per saldo vaak goedkoper is dan wanneer u het notuleren in eigen beheer houdt. Bovendien werkt een ervaren notulist efficiënter en sneller dan een ongeoefend notulist. Afgaande op de loonkosten voor de werkgever en het aantal vergaderuren, kunt u zelfs besparen op uw notulen wanneer u een notulist inhuurt! Met onze calculator rekent u snel en reëel uit hoeveel dit u oplevert.
Kost het uitbesteden van notuleren mij veel tijd?
In tegendeel: het levert u juist tijd op! Een notulist inhuren vormt de oplossing om werkdruk weg te halen bij uw eigen organisatie. Het komt namelijk vaak voor dat een interne medewerker de notulen moet uitwerken in de spaarzame tijd die nog overblijft na al zijn andere taken. OAVM verzekert u dat u binnen enkele werkdagen na de vergadering de notulen kant en klaar in huis hebt.
Begrijpt een externe notulist wel voldoende van de materie?
Notuleren uitbesteden via OAVM levert adequate verslaglegging op, ook als het vakjargon en inhoudelijke kennis betreft. Met een uitgebreid netwerk van professionele notulisten vinden we altijd snel een notulist met de juiste inhoudelijke kennis, werkervaring en persoonlijke stijl die bij uw organisatie past. Daarnaast kunnen we te allen tijde voor (vaste) vervanging zorgen als dat nodig is.
Kan ik gegarandeerd vertrouwen op een externe notulist?
Een goed notulist is een onafhankelijk waarnemer. Wilt u een objectieve en evenwichtige weergave van uw vergadering? Dan is het slim om een notulist in te huren die zelf geen onderdeel van de organisatie is en niet actief deelneemt aan de vergadering. Wanneer er meerder belangen vertegenwoordigd zijn in het overleg, is het met name interessant om een externe notulist in te huren via Notuleerservice Nederland. De onafhankelijkheid van onze notulisten zorgt ervoor dat het verslag belangenvrij en neutraal opgeleverd wordt.