De Bestuurssecretaris is een vraagbaak voor de diverse bestuurlijke organen. De Bestuurssecretaris zorgt ervoor dat de directeur zich kan richten op het daadwerkelijk besturen van de organisatie en zich niet bezig hoeft te houden met de voortgang van de bestuurlijke werkzaamheden.
De bestuurssecretaris of company secretary heeft een bijzondere positie. Hij of zij is geen officieel lid van de directie maar wel een onmisbaar onderdeel bij het functioneren van bestuurders en commissarissen. Hij of zij heeft geen officiële bestuursverantwoordelijkheid, maar wel een essentiële rol als hoeder van de governance. Hij of zij wordt geacht overal van te weten, overal voelsprieten in de organisatie te hebben, en die informatie tijdig en volledig naar bestuurders en commissarissen te brengen, maar hij of zij moet ook discreet en diplomatiek met al die kennis kunnen omgaan. Dat is best een uitdaging
Maar wat doet een bestuurssecretaris eigenlijk?
Een bestuurssecretaris draagt zorg voor bestuurlijke ondersteuning en advisering en vertegenwoordigt zo nodig de organisatie in externe contacten. De bestuurssecretaris geeft de directeur/het bestuur advies over organisatie brede vraagstukken en houdt toezicht op gemaakte afspraken, lopende processen en relevante verplichtingen. Veel bestuurssecretarissen zijn jurist of hebben een juridische achtergrond. Dat heeft te maken met de aard van de werkzaamheden. Bij veel bestuurlijke afspraken en beleid heb je te maken met wetgeving en jurisprudentie. Een secretaris is vaak diegene die aangeeft of iets (juridisch) kan en mag of helpt bij beantwoorden van deze vragen. Als secretaris werk je op hoog niveau in een bestuurlijke en vaak complexe omgeving. Dit vraagt om verschillende competenties. Je moet aan de ene kant vrij ondernemend zijn. Dit uit zich in het feit dat je initiatief toont, makkelijk op mensen afstapt en een netwerker bent. Daarnaast moet je ook vrij procedureel zijn en denken. Dat betekent dat je mensen en de organisatie aan afspraken houdt en zaken organiseert. Een bestuurssecretaris wordt ook vaak een beleidsmedewerker, ambtelijk secretaris of accountmanager genoemd. Een bestuurssecretaris is geen secretaresse of office manager. Deze werken meer op een operationeel en uitvoerend niveau terwijl een bestuurssecretaris op strategisch niveau werkt.